Avez-vous un système d’information cohérent?

Vous devez savoir où se trouve l’information dans votre entreprise et comment elle est efficacement utilisée.

On le savait. Voici que pour une seule information qui n’a pu parvenir à son destinataire dévolu, l’entreprise a perdu 50 millions. Ceci est arrivé juste parce que l’information ne circule pas bien. Ailleurs, les gens dépensent de l’argent pour acheter de l’information.

 Comment l'entreprise recueille et divulgue-t-elle l'information? Est-ce efficace et efficient?

Votre entreprise a besoin de points d’accès à l’information. Par exemple comment savez-vous comment la technologie évolue dans votre secteur ? Comment savez-vous si un concurrent n’est pas rentré sur le marché ou ne s’apprête pas à rentrer sur le marché ? Comment détectez-vous les meilleures sources d’approvisionnement en adéquation avec la technologie la plus à jour pour réduire vos coûte ? L’information est-elle toujours traitée avant son utilisation ? Par exemple, lorsque vous avez appris que votre concurrent a diminué ses prix, cela suffit-il à diminuer systématiquement les vôtres ? Avez-vous fixé des critères pour analyser l’information avant son utilisation ?

      L’information est-elle utilisée pour prendre des décisions?                          

Lorsque vous voulez lancer un nouveau produit, conduisez-vous des études de marché ? Quelles informations utilisez-vous pour prendre vos décisions ; l’information intuition, l’information observation ou l’information résultante d’une étude systématique et scientifique du marché ? Traduisez-vous toujours chaque aspect du marché en élément quantitatif pour une meilleure efficacité scientifique ?

      L'information est-elle régulièrement mise à jour?                                         

Par exemple : Avez-vous l’habitude de renégocier les prix avec vos fournisseurs et prestataires lorsque que de nouveaux éléments apparaissent sur le marché ? Si vous avez une base de donnée de prix, est-elle régulièrement mise à jour pour tenir compte de l’évolution effective des prix sur le marché ? Avez-vous l’habitude d’effectuer des sondages périodiques pour mettre à jour les résultats des études de marché que vous avez conduit ? Mesurez-vous souvent l’évolution de la satisfaction et de la fidélité de vos clients ? (Un client satisfait aujourd’hui peut ne plus l’être demain quoique bénéficiant des mêmes services – vous devez le savoir pour décidez efficacement des réajustements à apporter).

      L'information est-elle efficacement divulguée?

Avez-vous l’habitude d’entendre ceci dans votre entreprise : « nous, on n’a pas été informé » ? La force de vente (les vendeurs et employés de service à la clientèle) est-elle toujours informée des offres commerciales avant le public ? Ceci arrive très souvent. Le département communication s’empresse d’annoncer à travers les médias des offres commerciales alors que la force de vente n’a été ni informée, ni préparée (formée) pour optimiser les résultats attendus des offres commerciales ? Avez-vous un système formel de divulgarisation de l’information pour s’assurer que tout le monde l’a ? L’information est-elle divulguée suffisamment à temps pour obtenir des gens le comportement nécessaire à une utilisation efficiente? Il faut informer mais lorsque les gens sont informés trop tard, il peut être trop tard pour agir à la lumière de cette information – fut-elle déterminante.

   Avez-vous informatisé le recueil, le traitement, la divulgation et l’utilisation de l’information pour plus d’efficience?

L’informatique rend plus facile le recueil d’information tout en rendant le traitement plus sophistiqué et plus exhaustif le résultat plus intelligible. On parle ici d’intelligence économique. Par exemple des tableaux de bords Excel vous permettent de voir l’évolution de la rentabilité d’un projet suivant l’évolution des éléments tels que l’étendue, la durée, les choix technologiques ? Un budget de trésorerie informatisé et intelligent permet de savoir l’effet d’une sortie d’argent sur la trésorerie nette de l’entreprise ? C’est une chose dont on ne se rend pas compte sur un papier. Mais la bonne nouvelle, c’est que vous pouvez varier les scénarios pour savoir la bonne décision à prendre. Travaillez-vous en réseau ? Vos ordinateurs, vos logiciels sont-ils en réseau pour favoriser une circulation, un traitement, un partage et une utilisation rapide, à moindre coût et sans grands efforts intellectuels de l’information ?                                                    

      Le système d’information de l'entreprise est-il sécurisé?                                               

Donner accès à l’information. Mais seulement ceux qui en ont besoin pour raison d’efficacité auront accès à l’information. Par contre ne tombez pas dans l’autre piège. Trop cacher l’information par peur de la concurrence ou par refus de transparence. Les informations que les gens cachent plus et je crois que c’est essentiellement caractéristique du sous-développement, c’est l’information financière. Dans les entreprises performantes et dans les pays émergent, les salaires sont connus d’un secteur à l’autre (en Afrique, il y a tout mythe du salaire). Le chiffre d’affaires et le bénéfice de l’entreprise sont annoncés, actualisés et réajustés au jour le jour dans les économies performantes. Ici on a peur du fisc et des parents. Vous avez un système d’information inefficace si vous avez tendance à cacher ces informations-là. Par contre cacher autant que possible et utiliser discrètement l’information sur la base de votre avantage compétitif ? Vous pouvez annoncer les caractéristiques et les avantages des prochains produits que vous allez lancer, vous pouvez même dire la date, mais cachez jalousement la clé de ce qui vous permettra d’offrir de meilleur prix, de meilleurs avantages, de meilleures caractéristiques.

      Le système informatisé de l'entreprise est-il facile à utiliser?                                          

Si vous utiliser l’informatique pour recueillir, traiter, divulguer et utiliser efficacement l’information, il faut s’assurer que ce système de recueil, de traitement, d’utilisation de l’information n’est pas trop complexe surtout dans son utilisation. Formez les gens sur l’utilisation du système. Evitez surtout que le système tombe en panne sinon vous ne pouvez tirer le meilleur de ses avantages (rapidité, intelligence, exactitude). Si le système d’information est difficile à utiliser ou tombe souvent en panne, vous revenez presque à la même lenteur et au fragment d’un traitement manuel mais avec plus de stress pour les utilisateurs devenus habitués d’un système facile à utiliser.

L’information est utilisée dans une entreprise pour prendre des décisions de gestion vectrice de performance. Quand l’information est mal recueillie, mal traitée, mal divulguée et mal utilisée, on prend de mauvaises décisions qui entraînent de mauvais comportements, base des contre-performances. Si vous ne répondez pas oui à toutes les questions ci-dessous, alors votre entreprise peut encore améliorer ses performances.

                                                          
                                                               Extrait du Magazine "Impulsion des PME"