Choisir un logiciel de comptabilité, un logiciel de facturation et de gestion du personnel syscohada (Perfecto)

Informatiser votre gestion : les conseils de Jacques BENNETIER, Concepteur et développeur du Pack de Logiciel PERFECTO. 1.      Laissez l’informatique vous faciliter la vie

Vous continuez de traiter des opérations manuellement. Vous avez l’opportunité d’informatiser votre gestion. L’époque des saisies manuelles des opérations de gestion dans l’entreprise est révolue. Ce que vous êtes tentés d’effacer, de reprendre, de corriger, de copier, de coller, d’enregistrer, de traiter, de partager et même d’analyser dans la gestion de votre entreprise peut bien passer à l’ordinateur. Aujourd’hui l’informatique permet d’effectuer ces opérations beaucoup plus rapidement, avec moins d’erreur, plus de sécurité et de possibilités de contrôle ;

2.      Commencez par informatiser la comptabilité 

Il est recommandé de commencer par informatiser la comptabilité qui centralise toute l’information de l’entreprise. C’est une erreur malheureusement fréquente chez les chefs d’entreprises de considérer la tenue d’une comptabilité comme une obligation fiscale: historiquement la comptabilité est un outil de gestion qui enregistre la totalité des opérations concernant l’entreprise pour l’information des gestionnaires. Evidemment la tenue manuelle de la comptabilité ne permet pas de fournir les indicateurs en temps réel alors qu’un bon logiciel de comptabilité peut éditer tout ce qui concerne l’entreprise à tout moment.

 La problématique du support papier concerne deux types de documents. Le premier type correspond aux documents commerciaux. Ces documents doivent être conservés puisque eux seuls font foi en cas de litige ou de contrôle et que nous n’avons pas encore au Bénin la possibilité d’établir des documents validés par signature électronique. Le second type de documents correspond aux déclarations et états obligatoires: livre de paie et autres journaux, grand-livre des comptes, déclarations IPTS, CNSS, TVA et retenue pour acompte BIC. Ces documents sont édités par le système informatique et doivent rester disponibles sous forme papier pour l’administration fiscale. Remarquons qu’un logiciel d’archivage permet d’enregistrer tous ces documents sous forme numérisée et ainsi d’accéder très rapidement à la copie d’un document sans avoir à effectuer une recherche physique de la pièce concernée. Les exemples de l’amélioration de la gestion par l’informatisation est heureusement la règle. Les améliorations que l’on attend de l’informatisation sont immédiatement perceptibles: le temps de saisie des documents (factures, bulletins de salaires, fiches d’imputation comptables, déclarations fiscales, etc) sont considérablement améliorés ainsi que les calculs (TVA, sous-totaux, etc) qui peuvent facilement être erronés lors d’une saisie manuelle. De plus les récapitulatifs (achats, stocks, ventes, trésorerie) sont immédiatement disponibles au lieu de récapitulatifs fastidieux qu’il faut établir périodiquement. Le retour sur investissement est immédiat: le travail est plus rapide, plus agréable avec moins d’erreur et fournit plus d’informations aux gestionnaires et en temps réel. Les logiciels « venus de France » ne sont pas adaptés. Ils ne prennent pas en compte les spécificités de l’espace OHADA. Par exemple ils utilisent des montants en euros avec des centimes, ne connaissent pas les retenues pour acomptes BIC sur les prestations ou sur les ventes ni les formats de présentation des déclarations obligatoires, etc. Il est préférable d’utiliser les logiciels d’une gamme comme PERFECTO spécialement développée pour les pays de l’OHADA. La question de la sécurité est fondamentale. En particulier dans une entreprise ne possédant pas de service informatique il est nécessaire de sensibiliser les agents aux procédures de Sauvegardes/Restaurations pour se protéger des pannes de matériel et surtout des attaques de virus, malheureusement de plus en plus fréquentes. Un bon logiciel de gestion doit proposer ses propres procédures de Sauvegardes/Restaurations et non pas se reposer sur les procédures de WINDOWS qui ne sont pas très pratiques. Ceci est un point à vérifier avant tout investissement dans un logiciel. En effet de nombreux clients au bénin utilisent PERFECTO. Ce sont souvent des clients qui démarre l’informatisation de gestion de leur entreprise. Nous apportons un appui particulier à ces entreprises en terme de configuration (utilisateurs et droits d’accès aux logiciels, formation, procédures de sauvegardes, etc). Remarquons que nous avons des clients importants qui ont fait appel à PERFECTO après avoir connus les avatars d’un logiciel « venu de France » et qui maintenant ne reviendraient pour rien à ce genre de solution. Nous pouvons également vous concevoir vos logiciels sur mesure en fonction de vos besoins en partant de notre famille de module PERFECTO.

3.      Besoin de support par papier, c’est simple !

4.      Améliorez vos performances

5.      Choisissez au système comptable et fiscal de votre pays

6.      Optimisez la sécurité

7.      Vous pouvez choisir le PACK PERFECTO

Article extrait du numéro 7 du magazine L'Impulsion des PME