Bases de comptabilité et d'archivage

Une comptabilité adéquate est importante pour soutenir et faire progresser une entreprise. Sans elle, vous courez le risque de vous heurter à des problèmes de trésorerie, de gaspiller de l’argent et de ne pas saisir les opportunités de se développer. Quand vous mettez en place ou que vous revoyez votre routine de comptabilité, rappelez-vous que le but de la comptabilité est de vous aider à gérer votre affaire et de permettre aux services des impôts d’en évaluer l’activité. Tant que votre comptabilité atteint ces deux objectifs, elle peut – et doit – être aussi simple que possible.

Les lignes directrices générales ici esquissent ce à quoi vous devez être attentif et donne des idées sur la façon de tenir vos livres à jour. Mais avant de prendre une décision concernant votre comptabilité, mettez-vous d’accord avec votre comptable ou votre conseiller fiscal, car les besoins comptables varient considérablement selon les entreprises.

Beaucoup de patrons de petites entreprises choisissent d’utiliser un logiciel pour garder une trace des différents aspects de leur entreprise, et vous trouverez ici des ressources pour vous aider à passer à l’automatisation informatique. La clé pour tirer un avantage complet d’un logiciel de comptabilité, est de déterminer s’il vous fait gagner du temps et vous libère pour pouvoir vous concentrer sur la marche de votre entreprise. Ce sera souvent le cas, mais faites attention à ne pas tomber dans le piège du temps perdu à l’installation d’une comptabilité informatisée qui pourrait être plus efficacement faite sur papier. Les divers supports de comptabilité papier mentionnés ici peuvent être trouvés dans la plupart des papeteries.

Pour certaines parties de la comptabilité, il vaut mieux faire appel à un comptable. Cependant il est essentiel d’en garder une connaissance totale en consultant souvent vos livres, un comptable ou un aide-comptable peut vous permettre de libérer votre temps pour vous consacrer au développement de votre société. Même si le travail de comptabilité ne prend que quelques heures par semaine, il serait préférable de le confier à une autre personne afin de mieux employer ce temps là.

Cliquez sur les thèmes ci-dessous pour en apprendre plus sur les livres de base à tenir par une petite entreprise:

• Recettes et dépenses
• Dépenses en espèces
• Les livres d’inventaire
• Les créances
• Effets à payer

Recettes et dépenses

Votre entreprise doit utiliser soit un journal de recettes et dépenses, soit un registre pour garder la trace des sorties d’argent, de leur destination, et des rentrées d’argent.

Un journal des recettes et dépenses est utilisé par la plupart des petites entreprises et c’est une comptabilité à simple entrée -- enregistrant seulement les recettes et les dépenses. La comptabilité à double entrée implique un registre et nécessite que chaque opération soit inscrite en débit et en crédit dans vos livres. Dans le passé, on pensait que toutes les entreprises devaient utiliser la méthode la plus compliquée de la double entrée, mais le système à simple entrée est maintenant utilisé par de nombreux chefs de petites entreprises. La comptabilité à simple entrée peut être conservée sur papier ou sur ordinateur. Parmi les programmes de comptabilité qui fonctionnent en simple entrée on trouve « Quicken » d’Intuit et « Microsoft Money » entre autres.

Un grand livre est utilisé pour enregistrer chaque transaction deux fois. Chaque transaction a deux parties qui affectent votre entreprise. Par exemple, si vous vendez un article, vos registres vont marquer une diminution dans l’inventaire (un crédit) et une entrée en paiement (débit). Si vous utilisez une comptabilité à double entrée il se peut que vous voudriez utiliser un programme informatique ou un aide-comptable pour garder votre grand livre à jour. Si vous laissez quelqu’un d’autre tenir vos livres, faites en sorte de les consulter régulièrement. Parmi les programmes de comptabilité à double entrée on trouve: « M.Y.O.B » de Teleware, « Peachtree Accounting » de Peachtree Software, et « Quickbooks » d’ Intuit.

Votre comptable peut vous conseiller sur le choix du type de comptabilité. Consultez aussi votre conseiller fiscal sur l’utilisation d’un système de comptabilité de caisse ou d'exercice.

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Cash Expenditures

Les dépenses en espèces dans votre entreprise doivent être justifiées si vous voulez enregistrer toutes les dépenses pour une année donnée. Il y a au moins deux façons de le faire: établir vous-même vos chèques de remboursement ou conserver un registre des petites sommes payées en espèces.

Si vous choisissez de vous rembourser vous-même par chèque, conservez simplement la trace de tous les reçus et faites-en le total toutes les semaines, toutes les quinzaines, ou tous les mois, en fonction du volume de vos dépenses. Gardez un registre de chaque catégorie de dépenses destiné aux impôts et rédigez vous-même un chèque pour le total. Ecrivez « remboursement d’espèces » sur votre registre de chèques pour le différencier des revenus imposables. Sinon, vous pouvez aussi tenir un livre de caisse en entrant un cheque dans la caisse, et en enregistrant toutes les dépenses payées en espèce.

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Les livres d’inventaire

Garder les entrées de votre inventaire à jour vous évitera le chapardage, à garder votre stock à un niveau minimum, à connaître les tendances d’achats, entre autres.

Si vous vendez un grand nombre d’articles à petit prix unitaire – comme par exemple, dans une papeterie — vous pourriez vouloir utiliser un système informatique pour faire l’inventaire ou relier votre système informatique à la vente en utilisant un système d’inventaire PDV (point de vente). Si vous vendez des articles à un prix unitaire plus élevé vous pouvez le faire vous-même sur papier.

Pour l’inventaire, les informations cruciales que vous devez inscrire sont : la date d’achat, le numéro de stock de l'article acheté, le prix d’achat, la date de vente, et le prix de vente.

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Les créances

Si vos produits ou vos services sont réglés au moment de la livraison, vous n‘aurez pas besoin d’un système de gestion des créances Toutefois, si vous fournissez des services ou des produits pour lesquels vous êtes payé à une date ultérieure, vos registres des créances gardent la trace de ce qui vous est dû. Vous pouvez surveiller vos effets à encaisser en gardant une copie de toutes les factures envoyées ou en gardant un registre des effets à encaisser. De toute façon, les informations que vous avez besoin d’enregistrer sont : la date de la facture , le numéro de la facture , le montant de la facture, l’échéance, la date de paiement, le montant du paiement, et le nom du destinataire de la facture.

Plusieurs logiciels sont disponibles pour vous aider à établir des factures et calculer les heures et les dépenses faites pour chaque client. Ces programmes peuvent faire gagner du temps à un chef d’entreprise et produire des factures ayant un aspect professionnel. Mais, d’après Ed Slott, auteur de "Your Tax Questions Answered", (Plymouth Press), le fait de garder vos effets à encaisser sur ordinateur est appréciable si cela vous permet d’encaisser plus rapidement ou d’avoir une meilleure emprise sur la provenance de votre argent. Sinon le système manuel est très efficace. QuickInvoice de Intuit logiciels; Timeslips et WinInvoice de Good Software; et PerForm Pro Plus de Delrina sont des logiciels qui créent des factures et relèvent les heures.

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Fournisseurs

Les comptes fournisseurs enregistrent les dettes contractées par votre société pour des biens et services. Conserver une trace de ce que vous devez et à quel moment vous permettra d’obtenir un crédit avantageux et de garder votre argent le plus longtemps possible..

Les chefs d’entreprises avec peu d’effets à payer utilisent des classeurs à soufflets étiquetés par date pour garder des traces. D’autres petites sociétés paient tout simplement leurs effets deux fois par mois et gardent toutes leurs factures dans un classeur « A payer ». Des compagnies plus importantes utilisent des registres papier d’effets à payer organisés par créancier. Quel que soit le système que vous choisirez, vous devrez noter les informations suivantes sur les effets à payer : la date de la facture, le numéro de la facture, le montant de la facture, les échéances, la date de paiement, le montant du paiement, le solde (le cas échéant), et les noms et adresses des clients.

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