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Intégrer un nouvel employé

Par L'Impulsion des PME, Partenaire SME Toolkit Bénin & Sénégal

Réussir l’intégration d’un nouvel employé.

Vous pouvez recruter le meilleur employé du monde, sans une bonne intégration, une bonne orientation, il ne donnera pas de résultat.

Les spécialistes en recrutement des ressources humaines vous le diront : il vous est presque impossible de trouver au bout d’un processus de recrutement le candidat idéal, celui qui répond à tous les critères que vous avez définis préalablement. Le recrutement vous permet de choisir le candidat le plus proche du profil recherché. Ceci dit, votre recrutement ne vous permettra vraisemblablement pas de choisir le super candidat ! Si par chance vous tombez sur le meilleur, le plus dur commence avec la fin du recrutement : les supers candidats sont les plus difficiles à intégrer ou à orienter. Un vieil entrepreneur parle de ce type de candidat en ces termes : « celui-là, il croit tout connaître, il ne veut rien apprendre de vous et généralement il veut tout vous apporter puisqu’il en a plein la tête ».

Recruter sur la base de l’attitude

Un employé qui a réussi ailleurs ne réussira forcément pas chez vous. Si vous recherchez les meilleures réussites, demandez ce que vous allez en faire. Elles ne feront pas vos plus belles victoires. Ceci est vrai pour les équipes de football.

José MOURINHO, l’entraîneur de l’un des plus grands clubs d’Angleterre Chelsea adore les supers recrus. Son dernier recru est Andriew Shevshenko, le meilleur buteur du championnat italien ces dernières années. Lors d’une interview accordée aux médias britanniques il a y quelques semaines, ce dernier se demandait encore s’il a vraiment sa place dans l’équipe.

A l’opposé, Arsène Wenger, entraîneur et manager de Arsenal. Il adore les jeunes recrus façonnables ; donc il les recrute sur la base de leur potentiel de développement et de leur aptitude. Il étudie leurs capacités, les aide à découvrir leur potentiel et leur apprend à jouer à tous les postes auxquels ils sont adaptables.

Etamé Meyer, meneur de jeu de l’équipe nationale du Cameroun a été transformé en latéral gauche.

Thierry Henry ancien avant-centre plutôt classique à Monaco a appris rapidement à jouer sur le côté gauche lui qui est droitier. Arsène Wenger a été plusieurs fois élu meilleur entraîneur d’Europe et du monde. Son principal atout, c’est sa capacité à façonner les joueurs, à les intégrer à un groupe jeune, mais solide et efficace, à les faire « faire partie d’une équipe » où personne n’est le meilleur mais où les gens apprennent à se substituer les uns aux autres, où on pallie efficacement à l’absence de ceux qui semblent meilleurs.

La meilleure intégration commence par la capacité du recru à s’adapter à tout contexte et au nouveau contexte, sa capacité à se laisser façonner par l’organisation.

Préparer un plan d’intégration

Paul Badiane, Directeur des Ressources Humaines de World Vision Sénégal et Consultant en GRH insiste là-dessus. Quand on compare les nouvelles recrues au référentiel du poste « il existe toujours un décalage entre l’individu qui arrive et l’individu idéal qu’on recherche. A partir de ce moment, il faut se poser la question de savoir quel est le plan pour que l’individu qui arrive puisse, dans un délai bien précis, atteindre l’objectif et le potentiel que vous souhaitez qu’il ait ». Il est évident que lorsque l’on a des problèmes de performances et que cela fait recourir à un recrutement, on s’attend à ce qu’à la fin du recrutement tout aille bien. Mais c’est voir les choses trop bonnes ou trop efficaces. L’individu lui, a besoin d’un temps d’adaptation. Il faut planifier cette intégration en insérant toutes les étapes nécessaires l’assimilation du nouvel environnement. Et n’oubliez pas ceci : le recrutement est une étape du plan de retour à la performance, il n’en ait pas la fin.

Préparer l’arrivée de l’employé – informer les autres membres de l’organisation

Aboubacar GUEYE, Directeur du Cabinet OPTIMANCE basée à Dakar, Sénégal, insiste sur la nécessité de la préparation de l’arrivée d’un nouvel employé. « C’est très important de préparer l’arrivée d’un nouvel employé dans une organisation, ne serait-ce qu’en terme d’information. Il faut informer le personnel en place. Nous conseillons à chaque fois aux entreprises pour lesquelles nous faisons des recrutements de préparer l’arrivée du nouvel employé. Informer à travers Intranet par exemple qu’une telle personne va intégrer un tel service même si c’est un stagiaire ».

Si le personnel en place n’est pas informé de l’arrivée d’un nouvel employé, il ne peut prendre les dispositions nécessaires pour l’accueillir convenablement. Dans certaines organisations ce n’est qu’après plusieurs croisements dans le couloir que certains employés découvrent que telle personne est désormais membre de l’organisation. Et généralement après plusieurs frustrations. L’enjeu c’est qu’on n’accueille pas un collègue, même quand il s’agit d’un futur collègue de la même manière qu’on accueille un client ou un simple visiteur. Imaginez l’idée que se ferait un nouvel employé qui se fait confondre avec un client ou un simple visiteur ? C’est là que commencent les vraies difficultés d’intégration.

Se donner du temps et donner du temps au nouvel arrivé

Vous recrutez un employé que vous renvoyez au bout d’une semaine parce qu’il a commis la faute capitale. Ce n’est pas encore un problème. Vous avez certainement bien raison. Mais quand vous débauchez un employé que vous avez vu exceller de l’autre côté et que vous priez pour qu’on vienne vous le débaucher ou que vous le remerciez au bout de deux mois ; il y a un problème. Témoignage de Paul Badiane, Directeur des Ressources Humaines : « Chaque entreprise a toujours ses spécificités. Aujourd’hui si je prends les ressources humaines et que je vais à World Vision, il me faut un temps d’adaptation ». Le problème c’est que les entreprises qui sont dans la vitesse n’ont pas le temps de « consacrer du temps » à l’individu nouvellement arrivé. « Chez nous, poursuit-il, nous avons prévu au moins six mois durant lesquels il y a plusieurs étapes qui sont divisées en différentes étapes où l’individu reçoit toute une formation et toute une adaptation avant qu’on ne puisse dire : maintenant il peut à 100% travailler dans l’entreprise ».
Former le nouvel arrivé à la culture de l’entreprise
Vous vous attendez a priori, après un bon recrutement, d’avoir quelqu’un qui, du point de vue du savoir-vivre ou du savoir-être connaît les bons comportements. Mais pensez-vous vraiment que vous avez les mêmes bons comportements que les autres organisations ? C’est bien possible. Alors, êtes-vous sûr de n’avoir rien de différent qui fait que vos clients, vos fournisseurs et vos autres partenaires vous apprécient ? Voulez-vous dire que vous n’avez pas votre conception des choses à vous ? Pourquoi voulez-vous que l’employé découvre de lui-même ces choses que vous avez mis autant de temps à avoir, cette culture d’entreprise qui résulte de plusieurs mois voire années d’effort de partage de votre vision ?

« Pour toute personne qui arrive nous lui présentons World Vision autant dans son aspect international qu’au niveau national. Chaque chef ou délégué de département, vient présenter au nouveau venu sa mission, sa fonction et son orientation. Le directeur national, qui est l’équivalent du « DG » dans notre organisation vient et présente les stratégies et les orientations de l’entreprise. Pendant une semaine tous les directeurs passent et lui présentent l’organisation. Après cela on procède à une évaluation pour voir s’il a compris le contenu des différentes présentations et évaluer ce qui reste à compléter ».

Votre entreprise a des procédures et processus, des manières de faire qui lui sont spécifiques. Il y a également les spécificités du poste en tant que poste de votre organisation. Il faut former le nouvel employé aux procédures et processus de votre entreprise, le former aux spécificités du poste. A World Vision Sénégal par exemple, cette formation s’étale sur une période de trois mois à la fin de laquelle on procède à une évaluation pour mesurer la capacité d’assimilation des spécificités de l’organisation par le nouvel employée.

Coacher, encadrer le nouvel employé

Si vous recrutez un nouvel employé par nécessité vous êtes pressé d’avoir du résultat, donnez-vous un peu plus de temps avant de vous séparer du prédécesseur. Evitez surtout une passation trop stéréotypée au cours de laquelle on transfère « trop formellement » les dossiers avec des recommandations. Pour Aboubacar GUEYE du cabinet OPTIMANCE, il faut un tutorat. Il nous raconte une expérience toute particulière avec l’un de ses clients. « Nous avons recruté une nouvelle assistance pour un de nos clients et l’ancienne est restée pendant quinze jours pour encadrer la nouvelle et le résultat a été plus qu’extraordinaire ». Voilà bien une façon d’intégrer un nouvel employé.

Il n’est pas évident qu’au début d’une expérience, la mayonnaise prenne immédiatement. Posez la question au nouvel employé après deux semaines de séjour. Il aura la franchise de vous dire « J’ai du mal à démarrer ». Le problème c’est que la fécondation n’a pas eu lieu. L’employé se sent encore étranger à son environnement. C’est à vous manager de multiplier les contacts avec lui. Rencontrez-le à chaque fois avec un peu plus de chaleur. Faîtes des tours surprises dans son bureau. Dîtes-lui du fond de votre cœur « Je suis passé te voir pour vivre avec toi ton nouvel environnement ». Généralement, il se lèvera pour vous accueillir. Tendez-lui chaleureusement votre main et toucher son cœur avec la beauté de votre sourire. Rappelez-lui qui il doit aller voir lorsqu’il a besoin de quelque chose, et que pour tout défi lié à son intégration qu’il n’a qu’à passer vous voir dans votre bureau. Appelez-le dans votre bureau à un moment où il s’y attend le moins et posez-lui des questions ouvertes, afin de faire le point avec lui.

S’assurer que le nouvel employé sait ce que l’organisation attend de lui.

Vous avez partagé avec l’employé la vision, les orientations et les procédures de l’entreprise. Vous l’avez informé des spécificités de son poste, vous lui avez même remis une description de poste que vous avez eu l’occasion de commenter avec lui. Dans plusieurs cas une démarche comme celle-là suffit à amener certains employés à « démarrer ». Mais en communication il ne faut rien supposer. Demandez clairement à l’employé s’il sait ce que vous attendez de lui ou mettez-le en situation de vous demandez ce que vous attendez de lui.

Au cours des derniers recrutements que j’ai eu à faire pour notre organisation, je me suis laisser croire que les différents entretiens de recrutement et les fiches de description de poste, la journée stratégique et les réunions de formation que nous avons eu à organiser, suffisaient à permettre à tous les collègues de « démarrer » et de se sentir comme un poisson dans l’eau. Il est vrai tout le monde était actif. Mais j’ai pu me rendre compte de ce que deux des collègues faisaient plus autre chose que ce qu’ils avaient de plus important à faire. Nous étions d’accord sur les choses à faire mais je ne leur avais jamais dit ce qui était plus important.

J’ai organisé une rencontre avec eux. Résultat ? J’ai eu droit à une jolie question « Hermann, veux-tu dire que nous devons laisser tomber la rédaction des articles ? ». Ma réponse fut : « Non ce n’est pas ce que j’attends de vous. Votre mission consiste à collecter, traiter et nous aider à mettre l’information à la disposition de ceux qui comme nous en ont besoin. Je pourrai dire que votre mission prend fin avec le traitement de l’information mais dans une forme suffisamment concrète, soit sous forme de rapport, d’analyse ou d’article. Dans le cadre du rapport, la direction de publication peut l’utiliser pour rédiger des articles. Mais ce que j’ai constaté c’est que vous passez le plus de votre temps à rédiger des articles, chose dont je sais que la rédaction pourrait mieux s’occuper alors que jusque-là nous ne collectons ni ne traitons efficacement l’information dont les gens ont besoin ». Quatre semaines plus tard, ils m’ont soumis deux rapports d’étude de marché et cinq articles dont deux s’inspiraient des études de marché.

Je ne peux affirmer à 100% qu’ils sont intégrés dans l’entreprise mais je suis sûr d’une chose : la période de démotivation avait commencé avant que je ne fasse cette mise au point. J’aurais pu les remercier alors qu’ils n’avaient pas bien compris les résultats que j’attends d’eux.

Par Hermann CAKPO

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