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Les entrepreneurs sont sujets à la désorganisation. Ils ont des ressources limitées et beaucoup d'information à suivre. Pour cette raison, l'agencement des bureaux, le classement et le suivi peuvent en souffrir. Un peu de retard est compréhensible et excusable, mais, pour le bien-être de l'entreprise, il est important d'avoir périodiquement des marathons d'organisation. Les conseils et les indices listés ici vous aideront à agencer et à maintenir des bureaux organisés. Conservez ce fichier et consultez-le au moins une fois par trimestre. Si vous êtes trop occupé pour faire ce travail vous-même, embauchez quelqu'un pour le faire. Le temps gagné en vaudra la peine.
Cliquez sur les sujets ci-dessous pour obtenir des conseils sur comment vous organiser ainsi que votre entreprise.
L'agencement des bureaux
La mise en place de systèmes qui gardent vos bureaux ordonnés réduira le temps consacré à la maintenance. Vérifiez l'agencement de vos bureaux à la lumière de ces conseils et effectuez les modifications nécessaires.
Cachez les fournitures que vous n'utilisez pas tous les jours
Les piles de papier à lettre, les rouleaux de ruban et les grandes piles d'enveloppes font désordre et cela peut être une source de distraction. Si l'espace le permet, conservez les fournitures supplémentaires dans un placard ou dans un meuble. Rangez les choses que vous n'utilisez pas régulièrement. Dans son livre intitulé « Organizing Your Home Office for Success », Lisa Kanarek donne des conseils pour garder vos bureaux ordonnés. Elle suggère de déplacer tous vos bibelots et toutes les choses que vous n'utilisez qu'une fois par semaine sur une surface secondaire comme un classeur ou une étagère. Tout ce que vous utilisez une fois par mois devrait être dans un classeur ou rangé sur une étagère. Les articles que vous utilisez moins souvent encore devraient être dans un placard.
Organisez les fournitures pour qu'elles soient faciles d'accès
Par exemple, vous ne devriez pas avoir à déplacer deux piles de papier et à ouvrir une boîte pour mettre la main sur une feuille de votre papier à en-tête.
Optez pour un agencement commode
Si tout tombe quand vous prenez un livre dans votre bibliothèque ou s'il n'y pas suffisamment de place autour du télécopieur pour insérer facilement les documents ou récupérer les télécopies entrantes, réagencez vos bureaux. Ces petits accrocs dans le déroulement du travail font perdre du temps et sont une source de stress.
Créez une poubelle « sécuritaire »
Si votre désorganisation découle de la hantise de jeter des choses pour réaliser plus tard que vous en avez besoin, créez une poubelle « sécuritaire ». Rien d'autre que du papier ne va dans cette poubelle. Pas de trognons de pommes, pas de canettes de boissons, pas de chose que vous ne voulez pas revoir si vous devez fouiller dans la poubelle. Ne videz cette poubelle que toutes les quelques semaines afin d'avoir un répit pendant lequel vous pouvez récupérer un document. Ce système vous aidera à jeter des choses.
Créez un système de circulation de l'information
Pensez aux différents types d'information, de documents et d'autres éléments que vous rencontrez régulièrement. Votre liste comprendra vraisemblablement des éléments de base comme le courrier entrant et sortant, les numéros de téléphone, les projets courants et les documents que vous voulez conserver mais que vous n'avez pas le temps de lire tout de suite. Une fois votre liste créée, rendez visite à un magasin de fournitures de bureau afin de trouver des solutions de rangement pour toute votre information. Le produit idéal pour répondre à vos besoins peut être difficile à trouver et vous pouvez avoir à combiner deux produits disponibles ou à acheter un article et le modifier selon vos besoins.
Les dossiers papier
Quelle que soit la qualité de l'agencement de votre bureau, une maintenance est nécessaire pour garder l'information organisée dans vos bureaux. Voici quelques conseils pour nettoyer vos dossiers papier et informatiques.
Chacun sait ce que c'est que de perdre du temps à chercher quelque chose dans un tiroir de classeur. L'épuration périodique de vos dossiers réduira le temps consacré à cette activité inutile.
Nettoyez régulièrement
Passez en revue vos classeurs au moins une fois par trimestre et jetez les choses dont vous n'avez plus besoin. Si vous reportez continuellement cette tâche, embauchez quelqu'un pour vous aider. Bien que vous devrez obligatoirement être impliqué dans le processus de nettoyage, un rendez-vous avec quelqu'un vous obligera à compléter le travail.
Renommez vos dossiers
Si vous ne parvenez pas à trouver des documents dans vos classeurs, choisissez des noms qui reposent sur le premier mot qui vous vient à l'esprit lors de la création du dossier. Il y a fort à parier que si le mot vous vient à l'esprit lorsque vous classez un document, il sera plus facile à se remémorer lorsque vous chercherez le document.
Créez des sous-dossiers dans chaque dossier suspendu
Ceci augmentera également la facilité avec laquelle vous trouverez quelque chose.
Regroupez les dossiers suspendus apparentés
Gardez les dossiers sur les clients dans un tiroir ou dans une section de tiroir, les articles que vous conservez et les contrats dans un autre. Gardez vos dossiers personnels dans un tiroir distinct de tous les documents de l'entreprise.
Ayez une espace de classement suffisant
L'organisation n'est possible que si vous avez suffisamment de place dans vos classeurs. Investissez dans de grands classeurs de haute qualité qui fournissent suffisamment d'espace pour les documents que vous devez conserver.
Les dossiers informatiques
Le disque dur de votre ordinateur, l'équivalent électronique de votre classeur, doit également être nettoyé périodiquement. Voici quelques conseils provenant des produits informatiques de Fujifilm et de la National Home Office Association.
Libérez de l'espace en effectuant des sauvegardes
Les vieux fichiers ou ceux qui servent rarement peuvent facilement être transférés du disque dur sur des disquettes ou sur des cartouches de données. Ceci améliorera la vitesse d'accès aux fichiers de l'ordinateur.
Créez des sous-répertoires sur le disque dur
Des sous-répertoires vous permettront de sauver tous les fichiers apparentés qui se trouvent dans la racine en groupes. Les sous-répertoires sont faciles à créer. Il suffit de consulter le manuel de votre système d'exploitation.
Donnez des noms mnémoniques aux fichiers
Adoptez des noms de fichiers complets pouvant être facilement identifiés comme « paye.96 ». Ceci est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec un grand nombre de petits fichiers simultanément et réduira le temps de recherche requis pour trouver des fichiers particuliers dans un répertoire.
Privilégiez l'organisation
L'organisation est une discipline acquise, mais garder un disque dur et des disquettes organisés deviendra éventuellement naturel. Faites des copies de secours des fichiers régulièrement et continuez à sauvegarder les fichiers de façon systématique.
Compressez vos données
Si vous avez constamment un problème d'espace sur votre disque dur, il existe des programmes qui réduisent la taille de vos fichiers ou les compressent augmentant grandement l'espace disque disponible. Plusieurs logiciels de compression de données sont disponibles.
Utilisez des disquettes de couleur
En classant les disquettes par couleur dans des boîtiers de rangement, les utilisateurs peuvent rapidement trouver les bonnes disquettes. Par exemple : utilisez des disquettes bleues pour la comptabilité, vertes pour la paye et rouges pour les ventes.
