Prévoir le flux de trésorerie

Les problèmes de trésorerie prennent les propriétaires de petites entreprises par surprise. Une prévision de flux de trésorerie exacte peut prémunir les entrepreneurs contre cette situation. Une prévision de flux de trésorerie planifie les sommes d'argent que votre entreprise prévoit de recevoir et de payer tous les mois, pendant une période d'activité de 6 ou 12 mois. Cette prévision prend en compte le décalage entre la facturation et le paiement; faire une dépense et la payer; et collecter les impôts qui ne sont payables au gouvernement que plus tard. Une prévision de trésorerie bien préparée vous permettra de planifier le flux de trésorerie sur un certain temps. Il vous aidera à anticiper les déficits à temps pour y remédier, vous protégeant d'une crise de trésorerie. Une prévision de trésorerie peut également vous aider à noter les tendances des ventes, vous dire si vos clients mettent trop de temps à payer, et vous aider à planifier des achats d'actifs importants De plus, si vous cherchez à obtenir un prêt, les banques voudront voir une prévision de trésorerie mensuelle sur un an et une prévision par trimestre sur trois à cinq ans. La procédure suivante vous guidera, étape par étape, à travers la préparation d'une prévision de trésorerie :

Étape 1 : Espèces en caisse

Comptez vos espèces au début de chaque mois de votre prévision. Cette somme correspond à votre "argent disponible". Les mois suivants, le solde d'espèces à la fin du mois sera reporté comme solde d'espèces en début du mois suivant.

Étape 2 : Avoir en numéraire

Ventes au comptant, vente par carte de crédit, comptes clients et toute rentrée d'intérêts. La clé de la réussite ici est de consigner la recette dans le mois où vous comptez réellement recevoir l'argent, non pas le mois où la vente a été faite.

Etape 3: Compte-client

Si vous n'avez pas tenu des livres qui vous montrent combien de temps il faut compter pour qu'un client paie sa facture, calculez votre "période moyenne d'encaissement" en divisant vos ventes totales de l'année précédente par 365. Ce qui vous donne le volume moyen des ventes journalières. Puis, divisez la valeur en $ de vos comptes débiteurs par ce volume moyen des ventes journalières. Ce chiffre est le nombre moyen de jours qu'il faut pour encaisser une facture. En utilisant ce chiffre comme un guide, enregistrez les règlements au fur et à mesure de leur arrivée sur l'année suivante.

Étape 4 : Espèces diverses

Prenez en compte les rentrées d'espèces diverses, y compris de nouveaux prêts bancaires ou familiaux, ou les participations.

Étape 5: Liquidités totales disponibles

Pour chaque mois de votre prévision, additionnez les montants des étapes une à quatre. Cette somme vous donne la totalité des liquidités disponibles chaque mois.

Étape 6 : Dépenses en espèce

Maintenant il est temps de calculer combien d'argent vous prévoyez de dépenser chaque mois de votre période de roulement prévisionnelle.

D'abord, évaluez les dépenses d'exploitation. A nouveau, le secret est de noter toute dépense dans le mois où elle sera payée, pas le mois où elle a été faite. Assurez-vous d'inclure les postes suivants dans la liste des dépenses d'exploitation

• Les salaires bruts, y compris les heures supplémentaires prévues
• Les appointements des propriétaires
• Les cotisations sociales sur salaires, les avantages, y compris les congés payés, congé maladie, assurance santé et assurance chômage.
• Sous-traitance et services externes, y compris le coût de la main d'œuvre et des matériaux.
• Achat des matériaux utilisés dans la fabrication de votre produit ou service, ou pour la revente.
• Fournitures pour utilisation dans l'entreprise.
• Réparations et entretien (n'oubliez pas d'inclure des grosses dépenses ponctuelles pour la réfection ou la rénovation etc.)
• Frais d'emballage, de transport et de livraison
• Voyages, frais de voiture et de parking
• Publicité et promotion, y compris les dépliants, le publipostage, les publicités papier ou TV, parutions Pages Jaunes, site web, création et entretien
• Les frais de services professionnels, conseil juridique, comptables, expert comptable, consultants, etc.
• Loyer
• Télécommunications, telles que téléphone, fax, Fournisseur d'Accès à Internet
• Services publics tels que eau, chauffage, électricité, gaz
• Assurances, y compris incendie, responsabilité civile, accidents du travail etc.
• Impôts et taxes
• Intérêts des prêts
• Autres dépenses spécifiquement liées à votre activité
• Divers (ajouter une petite marge pour des dépenses diverses)
  Quand vous aurez fini d'enregistrer tout cela, faites un sous total de vos dépenses d'exploitation.

Étape 7 : Autres frais

Calculez les autres frais permanents de votre entreprise Incluez les postes ci-après :

• Paiement du principal des prêts, véhicules, achats d'équipements etc.
• Dépenses majeurs - dépenses amortissables tels qu’ équipement, véhicules, construction de nouveaux bâtiments ou améliorations aux bâtiments existants, et améliorations aux locaux et bureaux en location
• Coûts de démarrage - dépenses engagées avant le premier mois d'opération et payées sur l'année (les années) suivante(s)
• Réserve ou fonds mis en dépôt - de l'argent mis de côté tous les mois pour payer les impôts à la fin de l'année, plus de l'argent déposé sur un compte bloqué pour aider à payer les factures de machines ou de grosses primes d'assurance par exemple.
• Prélèvement propriétaire - règlement des impôts sur le revenu, de l'assurance santé et assurance vie des cadres, du propriétaire

Étape 8 : Total des sorties d'argent

Une fois que vous aurez marqué tous les autres frais professionnels, ajoutez-les à votre sous total des dépenses d'exploitation. Cette somme vous donne la totalité de l'argent dépensé et reflète votre estimation de l'argent que vous aurez à dépenser tous les mois.

Étape 9 : Évaluez votre flux de trésorerie mensuel

Soustrayez votre total d'argent dépensé (étape 8) du total des liquidités disponibles (étape 5). La différence est votre solde de trésorerie mensuel ou 'flux de trésorerie' Pendant que vous prévoyez votre flux de trésorerie, vérifiez, pour être sûr, que le solde de trésorerie à la fin du mois est positif. S'il ne l'est pas, prenez vos dispositions pour couvrir ces manques anticipés.

Mettez à jour votre prévision de trésorerie tous les mois, en faisant des ajustements à chaque fois que vous rencontrez une dépense ou rentrée imprévue. Au fur et à mesure des ventes et dépenses réelles, notez les montants réels, à côté des évaluations, sur votre prévision de flux de trésorerie. Vérifiez l'exactitude de vos prévisions et faites des ajustements aux mois à venir quand nécessaire. A la fin d'un mois, ajouter un nouveau mois à la fin de votre période de roulement prévisionnel.