Évitez les comptes impayés

La plupart des entreprises se retrouvent tôt au tard confrontées à un retard de paiement ou à un impayé. La meilleure façon d'éviter le tracas des recouvrements consiste à prendre des mesures préventives pour s'assurer que les comptes ne resteront pas impayés. Vous trouverez ci-dessous quelques mesures qui vous aideront à diminuer le nombre de vos débiteurs.

Ne faites pas crédit

Ce n'est pas toujours possible ni pratique, mais certaines sociétés peuvent fonctionner sans faire crédit. Demandez des espèces, des chèques certifiés ou des mandats. Envoyez les produits CR (contre remboursement), en particulier aux nouveaux clients pour lesquels vous n’avez pas d'antécédents de paiement.

Acceptez les cartes de crédit les plus courantes

Simplifiez les achats de vos clients en acceptant les cartes de crédit. Vous paierez un petit pourcentage pour le traitement de chaque transaction mais vous êtes assuré d’être payé en quelques jours. Si vous respectez la réglementation, vous ne serez pas responsable des débits frauduleux, même si le client a toujours la possibilité de refuser le paiement en cas de litige.

Demandez des acomptes

Les entreprises ou les prestataires de services peuvent demander des paiements anticipés. Les entreprises peuvent demander 50 pour cent d'acompte et le solde à la livraison, ou solliciter des arrhes correspondant à la norme de leur secteur. Les prestataires de services peuvent demander 20 à 50 pour cent d'avance, en fonction du projet, avec des paiements intermédiaires du solde.

Proposez des conditions

Les conditions déterminent la forme de paiement voulue et les intérêts ou pénalités que vous appliquez en cas de retard. Stipulez clairement ces conditions sur vos contrats et factures parce que vous ne pouvez pas demander à vos clients de les respecter s'ils n'en ont pas connaissance au préalable. Il est courant de facturer un à un et demi pour cent d’intérêts mensuels pour les paiements en retard. Même si cette mesure ne vous apportera pas beaucoup d'argent, elle fait preuve de l’importance que vous attachez à la ponctualité des paiements. Vous pouvez également envisager de proposer une remise de un pour cent ou plus sur les paiements anticipés de façon à accélérer les flux de trésorerie.

Faites signer un contrat

Ne faites jamais crédit sans avoir de document écrit en échange. En cas de problème de recouvrement, un contrat signé vous donnera plus de poids. Utilisez un bon de commande ou un contrat stipulant la somme due par le client et la date à laquelle il doit la régler. Prenez le temps de vérifier les dates de paiement avec les clients et précisez-leur que vous attendez un paiement en temps. Indiquez les conditions en cas de paiement en retard. Consignez par écrit tout engagement ou modification.

Vérifiez la solvabilité

Réunissez les informations dont vous aurez besoin pour vérifier la solvabilité lors d’une demande de crédit ou un formulaire de « nouveau client ». Pour les consommateurs, ces informations comprennent leur adresse et leur numéro de téléphone, le fait qu’ils soient propriétaires ou locataires, la date depuis laquelle ils vivent à leur adresse actuelle, leur numéro de compte bancaire et de carte de crédit. Pour les entreprises, vous pouvez demander le nom de l'entreprise, son numéro de registre fiscal, les noms des propriétaires / directeurs, son adresse, son numéro de téléphone, son numéro DUNS (Numéro Dun and Bradstreet) et au moins trois références de crédit. Vous pouvez obtenir des rapports de solvabilité auprès des principales agences spécialisées dans ce domaine comme SCRL(filiale de la Coface), Piguet, ou Pouey et Dun & Bradstreet.

Créez un système de facturation et de notification des impayés

Vous ne pouvez pas recouvrer si vous ne savez pas combien l'on vous doit ni à quelle date. Mettez en place un système qui vous prévient des impayés. Cette fonction est automatique dans la plupart des logiciels de comptabilité. Une fois le système en place, assurez-vous qu’un collaborateur est responsable de veiller à sa mise à jour.