Prévention de la fraude commise par les employés

Les détournements et autres sortes de fraude financière sont peut-être les types de vol les plus communs commis par les employés Les petites entreprises sont souvent victime de cette escroquerie car elles n'ont pas les contrôles qu'il faut pour le prévenir. Utilisez les conseils ci-dessous pour aider à protéger votre entreprise des membres du personnel malhonnêtes.

Partagez les responsabilités

Une transaction financière ne devrait pas être sous la responsabilité d'un seul employé du début à la fin. La personne qui libelle vos chèques ne devrait pas être la personne qui les signe. La personne qui ouvre le courrier ne devrait pas, en même temps, consigner les créances recouvrables, ou rapprocher les comptes. En partageant les responsabilités, il sera plus difficile pour une personne de vous voler et de manipuler vos comptes pour le maquiller.

Faites en sorte d'obtenir vos extraits de compte personnellement

Ne donnez pas l'occasion à une personne qui se trouve dans une position de vous escroquer, de détruire ou de subtiliser les preuves de ses méfaits. Le propriétaire de l'entreprise ou un comptable extérieur devrait recevoir les extraits de compte et les chèques annulés, dans des enveloppes non ouvertes. Vérifiez ces chèques soigneusement. Examinez l'émetteur, les signatures et l'endossement de chaque chèque. Soyez vigilant aux indications de fraude, telles que :

• Les chèques pour des fournisseurs ou personnes que vous ne connaissez pas
• Les chèques établis pour la petite caisse, de montant supérieur à ce que vous autorisez à cette fin.
• Les signatures qui ont l'air contrefaits
• Les chèques manquants, les numéros de chèque dont les numéros ne se suivent pas
• Les chèques établis à des tiers, mais endossés par quelqu'un de votre entreprise.
• Des chèques dont le bénéficiaire ne correspond pas au nom marqué dans votre registre.

Gardez vos chéquiers d'entreprise en sécurité

Ne soyez pas négligeant avec les chéquiers de l'entreprise. Gardez-les dans un tiroir fermé à clé et ne donnez la clé à personne. Utilisez des chèques numérotés et vérifiez régulièrement s'il manque des numéros. Instaurer une procédure de "chèques annulés" qui exige votre validation de tout chèque ou article annulé. Exigez une double signature (dont la vôtre) de tout chèque dont le montant dépasse un certain montant. Et ne signez jamais, au grand jamais, un chèque en blanc.

Signez tous les chèques des salaires personnellement

Ça peut prendre du temps, mais en général ça vaut le coup. Vérifiez les chèques pour vous assurer que vous connaissez les bénéficiaires. Si vous voyez un nom qui ne vous est pas familier, vérifiez. Comptez le nombre de salariés chaque semaine, et vérifiez ce nombre contre le nombre de chèques émis. Assurez-vous qu'aucune modification ne peut être apporté à votre fichier central de paie, sans votre accord et signature. Autre option : Ouvrez un compte séparé pour la paie, et déposez le montant exact des salaires sur ce compte; puis insistez pour avoir un rapprochement mensuel immédiat.

Surveillez de près vos créances recouvrables.

Utilisez plusieurs personnes pour comptabiliser et vérifier les recettes. Assurez-vous que tous les chèques entrants sont correctement endossés. Réfléchissez sur l'achat d'un tampon "non-endossable" et utilisez-le sur tous les chèques entrants - cela empêchera un employé de les encaisser. Enquêtez personnellement les plaintes des clients qu'un paiement n'a pas été porté à leur crédit. Récupérez une photocopie recto-verso du chèque client et assurez-vous qu'il a bien été déposé sur votre compte entreprise.

Obligez votre comptable à prendre des vacances

Un employé qui vous escroque doit faire des efforts permanents pour cacher ses méfaits. De nombreux propriétaires de petites entreprises sont surpris de découvrir que ceux qui lui volent sont des employés leur paraissant loyaux - ils ne prennent jamais de vacances, ne sont jamais malades. La raison à cela est que ces personnes doivent être au bureau tout le temps, car ils doivent cacher une piste de papiers très compliquée. Il faut donc insister que les personnes s'occupant de la comptabilité ou de la tenue des livres prennent des vacances tous les ans. L'idéal est que ces vacances soient de deux semaines et qu'elles aient lieu à la fin du mois, au moment du rapprochement. Utilisez le temps d'absence pour faire vérifier vos livres par quelqu'un d'autre et pour rechercher d'éventuelles irrégularités.

Faites vérifier vos livres régulièrement

Faites venir un tiers extérieur au moins une fois par an pour vérifier vos livres. De cette façon, l'escroc aura beaucoup de mal à couvrir ses méfaits. Cette vérification devrait être non-prévue et donc une surprise totale; assurez-vous qu'elle n'intervienne pas au même moment tous les ans. Si vous suspectez une fraude, pensez à demander une "vérification de fraude", au lieu d'une "vérification générale". Ce genre de vérification est fait pour découvrir et prévenir ce genre de pertes.

Assurez-vous que vous comprenez vos registres.

Il est très facile pour un employé de garder de l'argent et des recettes quand la comptabilité est faite de manière négligente en non contrôlée. En tant que propriétaire, vous devez être familier avec la comptabilité de l'entreprise et avec le système de tenue des livres. De cette façon, il sera facile de vérifier les livres et de vous assurer que tout va bien. Si vous n'êtes pas "matheux", passez un peu de temps avec votre comptable, pour qu'il vous montre ce qu'il faut rechercher, ou bien prenez des cours de comptabilité dans un lycée local. Faire confiance à quelqu'un d'autre pour superviser cette partie importante de votre entreprise, ouvre seulement la porte à l'escroquerie.

Protéger votre logiciel de comptabilité

Ne permettez aucun accès non autorisé à votre logiciel de comptabilité. Ne mettez pas l'ordinateur qui contient votre comptabilité en réseau. Assurez-vous que l'ordinateur, comme le logiciel, sont protégés par mot de passe. Changez le mot de passe fréquemment pour interdire l'accès au programme aux personnes non autorisées. Si vous utilisez des registres en papier, mettez-les sous clé.