Protéger votre propriété intellectuelle

Le vol d’informations confidentielles et de secrets commerciaux peut être aussi préjudiciable à votre entreprise qu’un détournement de fonds ou autres fraudes d’employés. Utilisez ces conseils pratiques afin de protéger votre avantage concurrentiel.

Achetez des déchiqueteurs...et utilisez-les

Faites attention lorsque vous jetez des copies de documents confidentiels ou sensibles. Ces derniers comprennent: les états financiers, les propositions, les renseignements sur la clientèle, les rapports, les reçus, les relevés, les factures, etc. Ne les jetez pas simplement à la poubelle. Déchiquetez-les d’abord. Les jeter à la poubelle non déchiquetés ouvre la voie à de nombreux problèmes de sécurité. Si les détritus ne sont pas détruits de manière appropriée, ces documents pourraient facilement tomber dans de mauvaises mains …ou s’envoler dans la rue devant vos concurrents. En outre, il est bien connu que les espions industriels fouillent dans les poubelles à la recherche de données confidentielles. Faites du déchiquetage une pratique généralisée dans votre société-insistez pour que vos employés se débarrassent de tous les documents de cette manière.

Disposez d’un plan pour les ex-employés

Ne permettez pas à un(e) employé(e) mécontent(e) de devenir une menace pour la sécurité. Faites en sorte d’avoir un plan empêchant une personne de quitter votre société avec des documents confidentiels. Certaines étapes à suivre comprennent:

• Faites-en sorte que la personne quitte la société immédiatement lors de la cessation d’emploi. Donnez à un(e) employé(e) la possibilité de rester encore quelques jours afin de mettre de l’ordre dans ses affaires peut lui permettre de partir avec des documents ou autres informations pouvant être importantes pour votre société. Assurez-vous qu’un responsable se trouve avec l’employé(e) lorsque celui/celle-ci enlèvera ses affaires personnelles de son bureau.
• Prenez des dispositions pour le retour immédiat de toutes informations confidentielles de la société, telles que des listes de clients, des listes de prix, etc. Faites-en sorte que le renvoi prompt de ces documents soit la condition permettant à l’employé(e) de recevoir ses indemnités de départ.
• Insistez sur le fait que la personne doit rendre les clés, celles des locaux de l’entreprise mais également celles de son bureau et de ses meubles-classeurs. Si il/elle ne les rend pas, changez les serrures.
• Enlevez immédiatement le mot de passe de la personne de votre réseau informatique. C’est particulièrement important si la personne peut accéder à votre réseau de chez elle, puis simplement pénétrer le système et télécharger des informations importantes.

Utilisez des mots de passe informatiques

Exigez que vos employés utilisent des mots de passe afin d’accéder à vos ordinateurs ou votre réseau. Cela évitera que des personnes non autorisées aient accès à des dossiers importants. Ne laissez pas aux employés la possibilité d’être décontractés avec leurs mots de passe - obligez-les à les changer une fois par mois. Dissuadez les employés d’utiliser des caractéristiques "rappelant" des mots de passe - cela peut faciliter l’accès à votre système d’une personne non autorisée. Insistez sur le fait que les utilisateurs doivent sortir de votre réseau chaque fois qu’ils s’éloignent de leurs bureaux, afin que des personnes non autorisées n’aient pas la possibilité d’accéder au réseau à partir de leurs postes de travail.

Faites-en sorte que tous les employés signent des accords de non-divulgation

Assurez-vous que les employés comprennent que le vol de propriété intellectuelle est aussi grave pour votre entreprise que le vol de propriété physique. Utilisez un accord de non-divulgation, ou une clause de non-divulgation dans un contrat de travail, afin de préciser les responsabilités des employés quant aux informations confidentielles et secrets commerciaux. Définissez bien ce que votre entreprise considère être confidentiel. Il s’agit là d’un point critique, car il différencie clairement les informations appartenant à votre société et celles appartenant à l’ex-employé(e). L’accord devrait également souligner les étapes que les employés doivent effectuer pour maintenir la confidentialité, telles que l’utilisation de mots de passe informatiques, le fait que les listes des ventes ne doivent pas sortir des locaux, les documents ne doivent pas être copiés sur disque, etc.

Conservez des tabulations sur vos documents

Fixez et appliquez des procédures strictes pour l’accès aux informations confidentielles ou secrets commerciaux. Développez une hiérarchie d’accès parmi vos employés en ce qui concerne les informations sensibles -permettez seulement aux personnes appropriées de consulter certaines informations. Par exemple, un représentant commercial a besoin des coordonnées de la clientèle se trouvant sur son territoire. Mais il/elle n’a pas besoin de votre liste complète des clients, et n’a pas besoin d’accéder aux données de facturation. Classez les documents électroniques clés (tels que la base de données de vos clients) en "lecture seule" afin qu’ils ne puissent pas être modifiés ou copiés sur disque.

Ne tentez pas les yeux indiscrets

Ne permettez pas aux personnes qui ne sont pas supposées voir des documents confidentiels de fouiner facilement. Encouragez tous les employés de votre entreprise à adopter certaines mesures de précautions de base. Ne laissez jamais traîner des documents. Classez les dossiers une fois qu’ils sont terminés ou lorsque vous vous éloignez de votre bureau. Fermez votre armoire de classement et votre bureau à clé lorsque vous êtes en déplacement. Fermez les dossiers informatiques lorsque ceux-ci ne sont pas utilisés et ne laissez jamais un dossier affiché sur votre écran lorsque vous quittez votre bureau.